Guide 1 Responsable (857.97 kB)

Vous avez choisi de prendre part à l’organisation de la Fête nationale dans votre municipalité ? Bravo ! Vous contribuez ainsi à faire de la Fête nationale du Québec un succès qui, année après année, permet aux Québécoises et aux Québécois de célébrer leur fierté et de débuter l’été en beauté ! Voici un petit aide-mémoire pour vous aider dans vos fonctions.

La coordination constitue le centre nerveux de tout projet de fête. La réussite d’un événement se trouve liée à la qualité de son organisation ; la personne ou l’équipe responsable de projet est le véritable maître d’œuvre de l’événement.

Vous pouvez établir un organigramme où seront clairement établies les tâches de chacun. Les quatre parties qui composent la coordination sont : la direction, le leadership, la gestion et la comptabilité.

1.    Direction : savoir où on va

Le travail du responsable de projet consiste à :

• recruter les équipes et les responsables d'équipes
• former et superviser trois autres équipes: animation, communications et soutien
• coordonner les responsables des secteurs ou les équipes de travail
• coordonner les relations avec les organismes du milieu
• maintenir un lien avec le mandataire régional

• contacter des personnes-ressources et divers organismes susceptibles de fournir des bénévoles
• vous assurer de l’harmonie des relations entre tous les intervenants et éviter que la Fête nationale devienne l'affaire d'une petite clique ou d'un groupe partisan
• -obtenir la collaboration des organismes socioculturels, sportifs et communautaires, tant au plan technique qu’au niveau de la programmation
• obtenir la collaboration de la municipalité

• respecter le Programme d'assistance financière aux manifestations locales
• surveiller l'équilibre budgétaire
• instaurer des formes d'autofinancement
• suivre scrupuleusement le budget accepté par le mandataire régional (il n'y a aucun remboursement des déficits)
• vous assurer une réserve pour les imprévus

• Commerçants, professionnels, associations de gens d'affaires, caisses populaires et banques, organismes locaux (clubs, fédérations)
• Entreprises privées, publiques et parapubliques (municipalités, etc.)

• Prêts de matériel
• Prêts de personnel
• Prêts de lieu ou d’espace

• Casquettes, chandails, épinglettes, macarons, objets lumineux, etc.

• Repas bénéfice (la nourriture peut être fournie par les différents commerçants et compagnies)
• Encan ou tirage
• Revenus de la restauration (vente de bière, boissons gazeuses, nourriture)
• Bénéfices tirés d'événements précédant la fête

• Gardez-vous de 10 % à 15 % de la somme reçue du Programme d'assistance financière aux manifestations locales pour les imprévus.
• Le Mouvement national des Québécoises et Québécois (MNQ), coordonnateur de la Fête nationale, souscrit à une assurance pour la responsabilité civile.
• Essayez de trouver des moyens de remercier publiquement vos donateurs et vos partenaires. Par exemple, vous pourriez mentionner leurs noms dans vos discours, sur votre matériel d'information ou tout simplement en affichant leur logo sur le site de fête.

• tenir une comptabilité quotidienne
• inscrire tous les revenus et dépenses du projet
• ouvrir un compte-chèques propre à la fête, avec deux signatures obligatoires
• éviter de faire des chèques personnels; ainsi, ces dépenses ne seront pas interprétées comme étant des dépenses personnelles
• faire les chèques au nom du Comité local, pour la petite caisse

• Pour l'embauche des artistes, procurez-vous un modèle de base de contrat d'embauche auprès de votre mandataire régional.
• Embauche fournisseurs…
• Prévoir clause en cas de pluie ou d’annulation de l’événement…
• Votre rapport comptable doit parvenir au mandataire régional au début du mois d'août (la date exacte est inscrite sur le formulaire).
• Accompagnez votre bilan financier de toutes les pièces justificatives (reçus pour les dons, factures, contrats des artistes, locations, etc.)
• Après vérification, le Mouvement national des Québécoises et Québécois (MNQ) vous fera parvenir votre deuxième tranche de subvention (s’il y a lieu).

• Dépôt des demandes d’aide financière auprès de votre mandataire régional

• Solliciter la collaboration des organismes locaux
• Établir des contacts, rencontrer des partenaires, s’assurer de leur participation
• Former des équipes de travail
• Répartir les responsabilités et les fonctions à l’intérieur des quatre secteurs d’organisation (coordination, communications, animation et soutien)

• Faire les réajustements qui s’imposent : au budget, à la programmation, à la structure de l’équipe, au travail ainsi qu’aux relations avec le milieu
• Rencontrer les autorités locales pour s’assurer de leur collaboration définitive
• Rencontrer les différents partenaires sollicités (commerçants, etc.) pour concrétiser l’action de chacun
• Rencontrer l’équipe de travail pour une mise au point finale sur les différentes étapes de la réalisation

• Coordonner les relations entre les services municipaux et les équipes de travail
• Lors de l’événement, s’assurer que tout se déroule bien selon l’horaire prévu à la programmation et que les équipes fonctionnent tel que prévu
• S’assurer de la coordination entre les responsables de l’animation, des communications et du soutien

• Élaboration des différents rapports du Programme d’assistance financière: rapport financier et rapports d’activités

• Rapport d’évaluation du projet et de l’échéancier

• Revue de presse

• Réception de la 2e tranche de subvention (s’il y a lieu)